一般事務の職務経歴書の書き方｜職務要約・業務内容・自己PRの例文つき

一般事務の職務経歴書では、担当業務の範囲と処理件数、Excelなどの具体的な操作レベル、改善した経験が見られます。

こんな人向け: 一般事務の経験を活かして、別の会社の事務職に転職したい人／「サポート業務」としか書けず、アピールが弱いと感じている人／派遣や契約社員の事務経験を正社員応募で伝えたい人

一般事務の職務経歴書で見られるポイント

業務を分解して件数と頻度を添える

「書類作成、データ入力、電話対応など」と並べるだけでは、どの会社の事務でも同じ文章になります。「請求書の発行（月約200件）」「来客・電話の一次対応（1日20〜30件）」のように、業務ごとに件数や頻度を添えてください。採用側はこれで業務量と処理スピードを推測できます。支えていた部署の人数（営業15名分の経費精算など）も書けると、仕事の規模が伝わります。

PCスキルは「できる操作」で書く

「Excel: 中級」「Word: 上級」という表記は人によって基準が違い、採用側には伝わりません。「VLOOKUPとピボットテーブルで月次の売上集計表を作成」「差し込み印刷で案内文を一括作成」のように、実際にやっていた操作を書いてください。マクロや関数を使っていなくても、「毎月の集計を手入力からSUMIF関数に変えて半日短縮した」といった具体例があれば十分です。

小さな改善でも必ず一つは具体的に書く

事務職の採用担当者が最も知りたいのは「言われたことをこなすだけの人か、仕組みを良くしようとする人か」です。ファイルの保存ルールを決めた、チェックリストを作ってミスを減らした、問い合わせの多い質問をまとめて共有した。こうした小さな改善は、会社を変えても再現できる力として評価されます。結果が数字で言えなくても、「問い合わせが減った」「引き継ぎが楽になった」など変化を書いてください。

正確さを支えた自分なりの工夫を書く

「正確に業務を行いました」と書いても、それは事務職として当然のことなので差がつきません。差がつくのは、正確さを保つためにしていた工夫です。「入力後に別の列で計算結果を照合してから送付する」「締め日の前日に未処理一覧を担当者へ送る」など、ミスを防ぐ手順を自分で持っていたことを書くと、信頼して任せられる人だと伝わります。

例文: 職務要約

株式会社◯◯にて約5年間、営業部門の一般事務を担当してきました。営業担当15名分の書類作成・経費精算・スケジュール調整を中心に、請求書の発行（月約200件）、来客と代表電話の一次対応、備品管理、会議資料の準備まで幅広く対応しています。Excelでは VLOOKUP・SUMIF・ピボットテーブルを使い、月次の売上集計表と経費一覧を作成しています。入社3年目には請求書発行の手順を見直してチェックリストを作り、送付ミスをほぼなくしました。業務の優先順位を自分で判断しながら、部門の人が本来の仕事に集中できるよう動くことを心がけています。

例文: 職務経歴

期間	20XX年4月〜現在
会社	株式会社◯◯（事業内容: 産業用機械部品の卸売／従業員数: 約120名）
所属・役職	営業部営業推進課／一般事務（正社員）
業務内容	営業担当15名分の見積書・契約書の体裁整え、押印・郵送手配、ファイリング請求書の発行・送付（月約200件）と入金確認の補助、経理部門への連携代表電話・来客の一次対応（1日20〜30件）、会議室予約、会議資料の印刷・配布 Excelによる月次売上集計表・経費一覧の作成、備品・消耗品の発注管理
実績・取り組み	請求書発行の手順にチェックリストと二重確認を導入し、送付ミスを年数件からほぼゼロに売上集計を手入力からSUMIF・ピボットテーブルに変更し、毎月の作業時間を約1日分短縮

活かせる経験・スキルの書き方例

Excel（VLOOKUP・SUMIF・ピボットテーブル）による集計・一覧作成
請求書・契約書など取引書類の作成とチェック体制づくり
電話・来客の一次対応と社内への正確な取り次ぎ
複数名のスケジュール調整と優先順位の判断
備品・消耗品の発注と在庫管理、業者との連絡

例文: 自己PR

私が事務の仕事で大切にしているのは、ミスが起きにくい手順を自分で作ることです。入社2年目に、請求書の宛先を取り違えて送ってしまったことがありました。幸い大きな問題にはなりませんでしたが、同じことを繰り返したくないと考え、発行から送付までの手順を書き出し、宛先・金額・締め日の3点を別の人が確認する欄を設けたチェックリストを作りました。はじめは手間が増えると言われましたが、半年ほどで送付ミスがなくなり、今では課内の標準手順になっています。また、営業担当から「あの資料どこ？」と聞かれることが多かったため、共有フォルダの命名ルールを決めて一覧表を作りました。地味な作業ですが、周りの人の時間を少しずつ減らすことが事務の役割だと考えています。御社でも、現状の手順をまず覚えたうえで、改善できるところを探しながら取り組みたいと思います。

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NG表現とOK表現

NG　書類作成、データ入力、電話対応などの一般事務業務全般を担当しました。

OK　営業15名分の見積書・契約書の作成補助、請求書発行（月約200件）、代表電話の一次対応（1日20〜30件）を担当しました。

業務ごとに件数や対象人数を添えると、業務量と処理スピードを採用側が想像できます。

NG　Excel: 中級レベル（基本的な関数・グラフ作成・表作成が可能）

OK　Excel: VLOOKUP・SUMIF・ピボットテーブルを使い、月次の売上集計表を作成。

「中級」の基準は人によって違います。実際に使っていた関数と用途を書けば、レベルが正確に伝わります。

NG　正確かつ迅速に業務を遂行し、周囲からの信頼も厚かったと自負しています。

OK　請求書発行にチェックリストと二重確認を導入し、年数件あった送付ミスをほぼなくしました。

正確さは事務職の前提条件です。それを保つために何をしたかを書くほうが、再現性のある力として伝わります。

よくある質問

特別な実績がない場合、何を書けばいいですか？

事務職で「売上◯%増」のような実績がないのは普通です。代わりに、処理件数、担当した人数、ミスを防ぐために作った仕組み、作業時間が短くなった工夫などを書いてください。「ファイルの保存場所を整理して探す時間が減った」といった小さなことも立派な実績です。

派遣や契約社員の経験も職務経歴書に書けますか？

書いてください。雇用形態は職務経歴書の評価を下げる要素ではありません。「派遣社員として株式会社◯◯に就業」と雇用形態を明記し、業務内容は正社員と同じ粒度で件数や使用ソフトまで書きます。複数の職場を経験している場合は、共通して任された業務を職務要約でまとめると読みやすくなります。

電話対応や来客対応はアピールになりますか？

なります。ただし「電話対応をしていました」だけでは弱いので、1日の件数、どのような内容が多かったか、取り次ぎで工夫していたことを添えてください。「クレームの電話は要点をメモして担当者に先に伝えてから取り次いだ」のような一言で、気配りの質が伝わります。

Excelの関数をほとんど使っていない場合はどうすればいいですか？

使えないことを隠す必要はありません。実際にやっていた操作（表の作成、並べ替え、フィルター、印刷設定など）を正直に書きましょう。応募までに時間があれば、VLOOKUPやSUMIFなど事務でよく使う関数を一つ二つ練習し、「学習中」と添えて書く方法もあります。

複数の部署を経験した場合、どうまとめればいいですか？

部署ごとに期間と業務内容を分けて書き、職務要約で「どの部署でも共通して任されたこと」をまとめると読みやすくなります。異動が多いのは、幅広く対応できる人として評価されることもあります。応募先の仕事に近い部署の経験を少し詳しく書くとバランスが取れます。