総務の職務経歴書の書き方｜担当領域の整理と職務要約・自己PRの例文つき

総務の職務経歴書では、対応していた従業員規模と担当領域の内訳、業者管理やコスト削減など自分で判断して動いた経験が見られます。

こんな人向け: 総務の経験を活かして、別の会社の総務・管理部門に転職したい人／担当業務が多すぎて、どう整理して書けばいいか分からない人／総務から人事や経理など、管理部門の他職種に広げたい人

総務の職務経歴書で見られるポイント

担当領域を分類して、従業員規模を添える

総務は、備品・施設管理、契約・文書管理、株主総会や取締役会の運営、規程の整備、安全衛生、社内イベント、受付・電話対応など領域が広い仕事です。すべてを並べるのではなく、「施設・備品」「法務・文書」「会議運営」「社内イベント」のように分類し、それぞれ何をどこまで担当したかを書いてください。「従業員約200名・3拠点」など規模を添えると、業務量と調整の難しさが採用側に伝わります。

業者との交渉・管理の経験を具体的に書く

総務の力量は、外部業者との関係の作り方に表れます。清掃・警備・複合機・通信回線・オフィス家具など、どの業者を担当し、見積の比較や契約更新、品質のチェックをどう行っていたかを書いてください。「複合機のリース更新時に3社から見積を取り、月額費用を前年から削減」のように、交渉の結果を数字で示せると強いアピールになります。削減額が小さくても、比較検討した過程が評価されます。

規程・ルールの整備や制度運用を書く

就業規則や社内規程の改定補助、文書管理ルールの整備、押印・契約書の管理フローの見直しなどは、総務ならではの経験です。「テレワーク導入にあわせて備品貸与のルールと申請フォームを作成した」「契約書の原本管理を台帳化し、更新期限の漏れを防いだ」のように、どんな課題に対して何を作ったかを書いてください。会社の仕組みを整える力は、規模や業種が変わっても通用します。

突発対応・調整の場面を一つ入れる

総務は、オフィス移転、災害時の対応、設備トラブル、来客対応の急な変更など、計画どおりに進まない場面が多い仕事です。「オフィス移転でレイアウト決定から引っ越し業者の手配、各部署との調整までを担当」「停電トラブル時に管理会社と連携し、業務再開までの社内連絡を担当」など、関係者が多い場面でどう動いたかを書くと、調整力と落ち着きが伝わります。

例文: 職務要約

株式会社◯◯にて約6年間、総務部門で従業員約200名・3拠点の管理業務を担当してきました。施設・備品管理（オフィス賃貸契約、複合機・通信回線など業者との契約更新と見積比較）、契約書・社内文書の管理、株主総会と取締役会の運営補助、社内規程の改定補助、安全衛生委員会の事務局、社内イベントの企画運営まで幅広く対応しています。入社4年目には本社オフィスの移転プロジェクトで実務担当を任され、レイアウト決定から業者手配、各部署との調整を担当しました。業者との契約更新時は必ず複数社から見積を取り、品質を保ちながら費用を見直すことを続けています。

例文: 職務経歴

期間	20XX年4月〜現在
会社	株式会社◯◯（事業内容: 人材サービス／従業員数: 約200名・3拠点）
所属・役職	管理本部総務部／総務担当（20XX年4月〜）、主任（20XX年4月〜）
業務内容	施設・備品管理: オフィス賃貸契約、複合機・通信回線・清掃・警備などの業者選定と契約更新（約15社）文書・契約管理: 契約書原本の台帳管理と更新期限の管理、押印申請フローの運用、社内規程の改定補助会議運営: 株主総会・取締役会の日程調整、招集通知・議事録の作成補助、当日の運営その他: 安全衛生委員会の事務局、防災訓練の企画、入社・退職時の備品貸与、社内イベントの企画運営
実績・取り組み	複合機・通信回線の契約更新時に3社比較を実施し、年間の固定費を前年から約8%削減本社オフィス移転（約120名規模）の実務担当として、業務停止なしでの移転を完了。契約書台帳の整備で更新漏れをゼロに

活かせる経験・スキルの書き方例

外部業者の選定・見積比較・契約更新交渉（約15社の管理）
オフィス移転・レイアウト変更など拠点管理プロジェクトの実務
株主総会・取締役会の運営補助と議事録作成
契約書・社内規程の管理フロー整備と改定補助
安全衛生・防災・社内イベントの企画と全社への周知

例文: 自己PR

私の強みは、関係者が多い業務を段取りよく進めることです。入社4年目に本社オフィスの移転を任されたとき、約120名の社員が業務を止めずに移れるよう、各部署の繁忙期をヒアリングして移転日を決め、座席配置の希望を取りまとめ、通信回線の切り替えとPCの移設を週末に集中させる計画を立てました。業者は内装・引っ越し・回線・家具で分かれていたため、全体のスケジュール表を一枚にまとめて毎週共有し、遅れが出た工程はすぐに関係者で調整しました。結果として、移転翌日の朝から通常どおり業務を始められました。普段の業務でも、契約更新の時期を台帳で管理し、更新が近づいたら必ず複数社から見積を取って内容を見直すようにしています。総務の仕事は目立たないことが多いですが、社員が気にせず仕事に集中できる環境を保つことが役割だと考え、御社でも先回りして動きたいと思います。

この形で、そのまま作れます

職務経歴書を無料・登録不要で作成。AIが職務要約と自己PRの下書きを作ります。

職務経歴書を作る（無料）履歴書を作る

NG表現とOK表現

NG　総務として、備品管理や契約管理、イベント運営など幅広い業務を担当しました。

OK　従業員約200名・3拠点の総務を担当。約15社の業者契約の管理と見積比較、契約書台帳の運用、株主総会の運営補助を担当しました。

総務は領域が広いため、規模と担当領域を具体的に書かないと「何でも屋」で終わってしまいます。

NG　コスト削減にも積極的に取り組み、会社の経費削減と利益に貢献しました。

OK　複合機と通信回線の契約更新時に3社から見積を取り、年間の固定費を前年から約8%削減しました。

対象・方法・結果をセットで書くと、交渉と比較検討の力が伝わります。「積極的に」だけでは何もしていないのと同じに見えます。

NG　社員が働きやすい環境づくりに貢献し、社内の雰囲気づくりにも努めました。

OK　テレワーク導入にあわせて備品貸与のルールと申請フォームを作成し、問い合わせ対応の時間を減らしました。

「環境づくり」は抽象的です。どんな課題に対して何を作ったかを書くと、仕組みを整える力が伝わります。

よくある質問

担当業務が多すぎて書ききれません。どう絞ればいいですか？

応募先の求人票に書かれている業務に近いものを上に持ってきて、詳しく書いてください。それ以外は「その他: 安全衛生委員会の事務局、防災訓練、社内イベント」のように1行でまとめても構いません。すべてを均等に書くより、応募先が求めている領域で経験の深さを示すほうが伝わります。

総務の実績として具体的に何を書けばいいですか？

コスト削減（業者見直しによる費用削減）、業務効率化（台帳化・フォーム化で問い合わせや漏れを減らした）、プロジェクト完了（移転・レイアウト変更・システム導入）が代表的です。数字が出せないものは「更新漏れをゼロに」「業務停止なしで完了」のように、状態の変化で書けば伝わります。

人事や経理も兼務していました。どう書けばいいですか？

兼務していた業務も必ず書いてください。管理部門の経験が広いことは、特に中小企業では歓迎されます。「総務業務」「人事・労務業務」「経理業務」と見出しを分け、それぞれで何をどこまで担当したかを書くと読みやすくなります。応募先が総務の求人なら、総務の部分を最も詳しく書きましょう。

株主総会や取締役会の経験がない場合は不利ですか？

会社の規模によって必要かどうかが変わるため、経験がなくても不利とは限りません。経験がない場合は無理に書かず、業者管理や施設管理など実際に担当した領域で深さを示してください。応募先が上場企業や規模の大きい会社であれば、面接で「学ぶ意欲がある」と伝えられるよう準備しておきましょう。

総務の自己PRでは何を強調すべきですか？

総務で評価されやすいのは、関係者の多い業務を段取りよく進める力、業者との交渉力、ルールや仕組みを整える力の3つです。このうち一つを選び、具体的な場面（移転、契約更新、規程整備など）で何をしたかをエピソードとして書いてください。「縁の下の力持ち」のような決まり文句より、実際の行動のほうが伝わります。